Le secteur des ressources humaines est l'un des domaines les plus règlementés en termes de traitement de données à caractère personnel. La sensibilité de ses traitements et les enjeux pour les personnes concernées sont particulièrement importants.
De nombreuses obligations issues notamment du code du travail, du code de la sécurité sociale de permettent de déterminer facilement les durées de conservation des données.
Retrouvez dans ce tableau des durées de conservation les principales recommandations de durées appliquées au secteur des ressources humaines ainsi que leur justification.
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| Traitement/document | Durée recommandée | Justification |
|---|---|---|
| Gestion du personnel (dossier professionnel, dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement, action sociale et culturelle mise en œuvre par l'employeur…) | 5 ans (en archivage intermédiaire) à compter du départ du salarié. | Article 2224 du code civil |
| Gestion du recrutement | Les données recueillies au cours du processus de recrutement devraient en principe être effacées dès qu’il devient clair que la candidature ne sera pas retenue par l’employeur ou sera retirée par le candidat. Après information de la personne, et sauf opposition de sa part, les dossiers de candidatures (candidats non retenus) peuvent être conservés 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat en vue d’une demande d’emploi ultérieure. Les données peuvent être conservées 6 ans (en archivage intermédiaire) en cas de contentieux (par ex : discrimination). | Recommandation de la CNIL et Article 8 du code de procédure pénale |
| Gestion de la paie | 5 ans à compter du versement de la paie éventuellement sur support informatique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier. En cas de bulletins de paie remis sur coffre-fort électronique : 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. | Article L. 3243-4 du code du travail et Recommandation de la CNIL |
| Gestion des réunions des instances représentatives du personnel | 5 ans | Article 2224 du code civil (prescription civile) |
| Gestion de la téléphonie (Données relatives à l’utilisation des services de téléphonie : numéros appelés, numéros des appels entrants, etc.) | 1 an | Article L. 34-2 du code des postes et des communications électroniques |
| Gestion de l’annuaire du personnel ou organigramme | Les données ne sont pas conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée. | Recommandation de la CNIL |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Articles L. 244-3 du code de la sécurité sociale et L. 169 A du livre des procédures fiscales |
| Gestion du 1% logement : Dossier de demande et d’attribution au titre du 1 % logement - Justificatifs de l’employé - Documents de l’organisme gestionnaire | 5 ans | Article 2224 du code civil (prescription civile) |
| Géolocalisation des véhicules professionnels | 2 mois (historique des déplacements) - 1 an pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. 5 ans pour le contrôle des horaires (s’il n’y a pas d’autres moyens moins intrusifs et seules les données relatives aux horaires effectués) | Recommandation de la CNIL |
| Contrôle des horaires par badge (suivi du temps de travail) | Les éléments d'identification ne doivent pas être conservés au-delà de 5 ans après le départ du salarié de l'entreprise. Les informations relatives aux horaires des employés peuvent être conservées pendant 5 ans. La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée de 5 ans (sauf dispositions législatives contraires). | Recommandation de la CNIL |
| Gestion de la restauration d’entreprise | En cas de paiement direct ou de prépaiement des repas, les données monétiques ne peuvent être conservées plus de 3 mois. En cas de paiement par retenue sur le salaire, la durée de conservation est de 5 ans. | Article L. 3245-1 du code du travail |
| Contrôle des accès par badge | Les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement. | Recommandation de la CNIL |
| Gestion des sanctions disciplinaires | 3 ans glissant (sauf amnistie). Possibilité de conserver en archive intermédiaire en cas de recours (5 ans pour discrimination par exemple) | Article L. 1332-5 du code du travail et Article L. 1134-5 du code du travail |
| Enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail à des fins de formation | 6 mois (si possible, enregistrement « tampon ») - 1 an pour les comptes rendu des conversations et grilles d’analyses | Recommandation de la CNIL |
| Mandats des représentants du personnel - nature du mandat et syndicat d'appartenance | 6 mois après fin du mandat | Article L. 2411-5 du code du travail |
| Organisation du travail (agendas professionnels, gestion des tâches) | Temps de la période d'emploi de la personne concernée (maximum) | Recommandation de la CNIL |
| Registre unique du personnel | 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement. En l’espèce, il s’agira de la date à laquelle le dernier salarié a quitté l’établissement. | Article R. 1221-26 du code du travail |
| Gestion de la mutuelle d’entreprise | 12 mois à compter de la fin du contrat de travail | Durée de conservation des droits à la mutuelle |
| Gestion des entretiens professionnels obligatoires | 6 ans à compter de l’entretien | Article L. 6315-1 du code du travail |
Concernant les agents publics, les durées de conservation dans le secteur des ressources humaines sont encadrées par l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.
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