La protection des données personnelles est devenue une préoccupation majeure pour les consommateurs et les entreprises.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des règles strictes pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles.
Cet article vise à guider les e-commerçants dans leur démarche de conformité au RGPD.
Le RGPD, c'est quoi ?
Le RGPD est un règlement de l'Union Européenne conçu pour harmoniser les lois sur la protection des données à travers l'UE, renforcer les droits des citoyens en matière de confidentialité et imposer des obligations accrues aux entreprises concernant le traitement des données personnelles.
Pour en découvrir plus sur le RGPD, consultez notre article : Qu'est-ce que le RGPD ?
Les principes clés du RGPD
- Transparence : Informer clairement les utilisateurs sur la manière dont leurs données sont collectées et utilisées.
- Limitation des finalités : Collecter des données uniquement pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes.
- Minimisation des données : Collecter uniquement les données nécessaires pour les finalités déclarées.
- Exactitude : Maintenir les données à jour et correctes.
- Limitation de la conservation : Ne conserver les données personnelles que le temps nécessaire pour les finalités déclarées.
- Intégrité et confidentialité : Assurer la sécurité des données contre les traitements non autorisés ou illicites.
Les obligations des e-commerçants
La législation impose de prendre certaines mesures pour assurer la sécurité de la base de données de l'e-commerce.
L’article 5 du RGPD met en avant trois axes essentiels pour cette protection :
Sécuriser les données
Il est essentiel de garantir l'intégrité et la protection des données personnelles collectées, tout en minimisant les risques de perte en cas de piratage. L'ampleur des mesures de sécurité dépend de la sensibilité des données concernées (nom, prénom, âge, coordonnées bancaires, etc.).
Pour sécuriser les données d'un e-commercant, Nous vous invitons à commencer par les bases du numérique :
- Mettez à jour votre antivirus
- Mettez à jour vos logiciels
- Changez régulièrement de mot de passe
- Chiffrez les données collectées
Bien que cela puisse paraître basique, les fuites de données commencent souvent par des failles simples et courantes, souvent négligées.
Registre, accès et délais de conservation des données
Le dirigeant de l’entreprise est légalement responsable du registre des données de la société. Pour optimiser la sécurité des fichiers, il est crucial de déterminer quels services et membres de votre société peuvent y accéder.
Cet accès privilégié doit être clairement défini et documenté pour garantir la transparence et la traçabilité des consultations et utilisations de chaque donnée.
Votre registre doit fournir une vue d’ensemble du traitement des données personnelles collectées au sein de l’entreprise, incluant :
- L’objectif de collecte (fidélisation client, relance de paniers, etc.)
- Les catégories de données collectées (par exemple, pour une fidélisation client : nom, prénom, sexe, date de naissance)
➡️ Dastra propose une fonctionnalité vous permettant de créer et gérer collaborativement les registres de traitements.
Pour un e-commerçant, la conservation des données est cruciale pour des raisons légales, opérationnelles et de sécurité.
Voici quelques exemples de types de données qu'un e-commerçant pourrait conserver, ainsi que des durées typiques de conservation et des raisons pour lesquelles ces données sont importantes :
Données des transactions :
- Exemples : Détails des commandes, historiques d'achats, factures.
- Durée de conservation : Généralement 5 à 10 ans.
- Raison (ou finalités) : Conformité fiscale et comptable, résolution de litiges, analyse des tendances de vente.
Données des clients :
- Exemples : Noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, historique des interactions.
- Durée de conservation : Aussi longtemps que le client a un compte actif et jusqu'à quelques années après la désactivation du compte.
- Raison (ou finalités) : Service client, marketing personnalisé, fidélisation des clients.
Données de paiement :
- Exemples : Informations de carte de crédit (généralement tokenisées), détails de facturation.
- Durée de conservation : Habituellement, les données de paiement sont conservées pendant la durée nécessaire pour traiter la transaction, avec des éléments tokenisés ou masqués conservés plus longtemps pour des raisons de sécurité et de suivi.
- Raison (ou finalités) : Traitement des paiements, prévention des fraudes.
Données de navigation et d'utilisation du site :
- Exemples : Adresses IP, cookies, historiques de navigation, préférences utilisateur.
- Durée de conservation : 6 mois à 2 ans.
- Raison (ou finalités) : Optimisation de l'expérience utilisateur, marketing ciblé, analyse de l'utilisation du site.
Données de support client :
- Exemples : Enregistrements des chats, e-mails de support, tickets d'assistance.
- Durée de conservation : 1 à 3 ans.
- Raison (ou finalités) : Amélioration du service client, résolution de litiges, formation interne.
Données de conformité légale :
- Exemples : Documents de vérification de l'identité, consentements de l'utilisateur.
- Durée de conservation : Dépend des exigences légales locales, souvent 5 à 7 ans.
- Raison (ou finalités) : Conformité aux réglementations (comme GDPR en Europe), prévention des fraudes.
Pratiques recommandées pour la conservation des données
Politique de conservation des données : Établir une politique claire décrivant combien de temps chaque type de donnée est conservé et pourquoi.
Sécurité des données : Mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les données stockées, notamment le chiffrement, les pare-feu et les audits réguliers.
Respect des réglementations : Assurer la conformité avec les lois locales et internationales sur la protection des données, telles que le RGPD, le CCPA, etc.
Accès limité : Restreindre l'accès aux données sensibles uniquement aux employés qui en ont besoin pour leur travail.
Suppression sécurisée : S'assurer que les données sont supprimées de manière sécurisée lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, en utilisant des méthodes telles que l'effacement sécurisé ou la destruction physique des supports de stockage.
Ces pratiques garantissent non seulement la conformité légale, mais aussi la confiance des clients et la sécurité des opérations de l'e-commerçant.
Que faire en cas de violation des données ?
Le risque zéro n'existe pas en matière de sécurité informatique. Si votre boutique est victime d'une attaque malveillante ou d'une altération involontaire des données, il est impératif de signaler toute compromission à la CNIL.
Ce signalement doit être effectué en ligne sur le site internet de la CNIL. En cas d'incident majeur, vous devez également informer les personnes concernées afin qu'elles puissent prendre les mesures nécessaires.
➡️ Avec Dastra, réalisez facilement vos rapports d'incidents ! Stockez et gérez votre registre des violations de données. Testez dès maintenant et améliorez votre sécurité !
Comment savoir si je suis en règle ? Comment me mettre à niveau ?
Vous vous demandez si votre boutique est conforme au RGPD ou si elle nécessite des ajustements ? Pas de panique, la CNIL propose un MOOC, une formation à distance, spécialement conçue pour les professionnels.
Cette formation, intitulée "L’atelier RGPD", a été élaborée par les juristes de la CNIL et est entièrement gratuite. Elle se compose de quatre modules essentiels pour vous guider dans vos démarches :
- Le RGPD et ses notions clés
- Les principes de la protection des données
- Les responsabilités des acteurs
- Le DPO et les outils de conformité
À la fin du MOOC, les participants reçoivent une attestation de suivi, ce qui est un bonus appréciable.
Quelles sanctions si je ne suis pas en règle ?
Maintenant que vous savez comment vous conformer au RGPD, il est important de connaître les sanctions potentielles en cas de non-respect :
- Un rappel à l’ordre
- La limitation temporaire ou définitive d’un traitement de données
- La suspension des flux de données
- Une amende administrative pouvant atteindre 20 millions d’euros
- Une amende administrative pouvant représenter jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise
Ces sanctions sont un sérieux rappel de l’importance de se conformer au RGPD !
La conformité au RGPD est essentielle pour les e-commerçants non seulement pour éviter des sanctions sévères, mais aussi pour gagner la confiance des consommateurs !