1. Pour éviter les coûts cachés
Pour assurer la protection des données personnelles au sein de votre organisation, il est essentiel de :
- Identifier où ces données sont stockées.
- Comprendre l'objectif pour lequel elles sont utilisées.
- Examiner comment elles sont exploitées.
En résumé, il est nécessaire de cartographier l'ensemble de votre système d'information. Ce processus implique de répertorier tous les éléments de votre système tels que les applications, les sous-traitants, les données, et les mesures de sécurité. Il s'agit d'un projet onéreux, d'autant plus qu'il est sujet à des évolutions constantes, et que chaque donnée est interconnectée avec une autre.
2. Pour maintenir à jour votre conformité
Dans le cas où votre DPO quitterait l'entreprise ou si le corpus réglementaire n'est pas mis à jour pendant 2 ans, vous serez contraint de recommencer à zéro.
Il est crucial de comprendre que le RGPD implique des processus, et non pas simplement l'acquisition d'un diplôme. Adopter une perspective à long terme sur ce sujet peut entraîner des économies significatives.
3. Pour gagner du temps
Chaque entité légale (numéro SIREN) d’un groupe doit se doter d’un registre de traitement, recensant toutes les activités réalisées avec des données dans l’entreprise. Pourtant, le DPO a autre chose à faire que de mettre à jour un EXCEL, son travail est d'apporter son expertise et conseiller vos collaborateurs.
Grâce au Logiciel RGPD, il va pouvoir :
- Créer des modèles de traitement,
- Automatiser la création et la modification de toutes les informations du traitement rapidement,
- Utiliser l’IA pour générer des modèles de traitement,
- Automatiser la création du plan d’action inhérent,
- Mettre à jour automatiquement vos fiches de traitement en fonction de vos sous-traitants, de votre SI.
il pourra ainsi se concentrer sur le fond, plutôt que sur la forme. Encore plus lorsqu’il a des responsabilités dans chaque entité légale.
4. Pour centraliser la documentation nécessaire au RGPD
A travers le RGPD, Vous êtes soumis au principe de responsabilité qui vous impose :
- D’être responsable des données que vous manipulez,
- De prouver votre conformité et de son maintien dans le temps.
Comment prouver sa conformité si votre DPO travaille avec des outils éparpillés, non connectés, et surtout déclaratifs (word, excel, ppt, etc) ? Tous ces documents seront valables à l’instant T, mais imaginez qu’il faille mettre à jour tous ces documents à chaque fois que vous changez d'application, ou de sous-traitants ?
Dans un outil, vous allez non seulement avoir des explications ludiques sur les attendus règlementaires, mais surtout retrouver tous vos livrables au même endroit en quelques clics. Le RGPD n’est pas une montagne infranchissable, surtout si vous ne vous compliquez pas la tâche…
5. Pour collaborer plus intelligemment
Le premier risque en matière de sécurité, c’est une mauvaise manipulation des données. Votre DPO doit pouvoir sensibiliser ses confrères, mettre en place des bonnes pratiques au sein de chaque service, et ainsi mieux comprendre les flux de données en interne.
Il va particulièrement travailler avec :
- Le Responsable de la Sécurité du SI (RSSI),
- La DSI,
- Tous les métiers qui manipulent de près ou de loin des données,
- Vos sous-traitants qui manipulent des données pour votre compte.
Pour cela, il a besoin d’outils pour collaborer efficacement avec eux, et piloter, avec son réseau interne, un plan d’action partagé avec les différentes directions. Suivre un plan d’action partagé… Cela nous parait bien compliqué sur Excel.
6. Pour gagner la confiance de vos parties prenantes
La gestion des demandes de droit est un processus important et obligatoire à mettre en place qui vous impose de répondre à tout demandeur qui souhaite faire valoir ses droits sur ses données : droit de suppression des données, droit d’accès, etc… Il en existe 9 que le règlement précise.
Le RGPD vous impose de :
- Faciliter l’accès à ses droits,
- Être transparent vis à vis de l’utilisateur
- Mettre en place un processus efficace.
L’outil vous permettra de faire ce travail proprement et efficacement, en centralisant vos demandes de droit, et surtout en automatisant la collecte et la réponse aux demandes.
Montrer à toutes vos parties prenantes que vous prenez au sérieux leurs demandes. C’est un gage de confiance, non ?
7. Pour piloter vos équipes et favoriser l’innovation
Compte tenu de la densité des activités de votre DPO et du nombre de services concernés, vous avez intérêt à prioriser vos travaux en fonction des risques vis à vis des personnes concernés.
Afin de vous concentrer sur les actions les plus risqués, ou les personnes les plus vulnérables, acheter un bon logiciel de conformité RGPD vous apporte des outils de reporting efficaces, vous permettant d’avoir des indicateurs très précis des risques et des activités notamment de votre équipe conformité.
Vous pourrez aussi mieux comprendre votre patrimoine informationnel, à travers votre cartographie, et pourrez donc emmener votre entreprise vers la mise en place d’une stratégie et gouvernance des données respectueuse de la vie privée. Les données ne sont-elles pas l’or noir du XXIème siècle ? N’avons nous pas intérêt à les protéger pour garantir notre compétitivité ?