La création d'un registre de traitements est une étape importante pour assurer la conformité avec les réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.
Qu'est-ce que le registre de traitements ?
Le registre, prévu par l'article 30 du RGPD, constitue un élément clé de la documentation de la conformité.
Ce document de recensement et d’analyse doit refléter fidèlement vos traitements de données personnelles et permet d'identifier avec précision :
- Les acteurs impliqués : représentant, sous-traitants, co-responsables, etc.
- Les catégories de données traitées.
- Les finalités des traitements : utilisation des données, accès, et communication éventuelle à des tiers.
- La durée de conservation des données.
- Les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données.
Au-delà de l'exigence légale de l'article 30, le registre des traitements est un véritable outil de pilotage et de démonstration de votre conformité au RGPD. Il vous aide à documenter vos traitements et à vous interroger sur leur pertinence :
Ai-je réellement besoin de cette donnée pour ce traitement ? Est-il justifié de conserver ces données aussi longtemps ? Les mesures de sécurité sont-elles suffisantes ? La création et la mise à jour du registre offrent une occasion unique d’évaluer et de prioriser les risques liés à vos traitements au regard des exigences du RGPD. Cette démarche essentielle permet d'élaborer un plan d’action pour assurer la mise en conformité de vos pratiques en matière de protection des données.
Qui est concerné par la création d'un registre ?
L'obligation de tenir un registre des traitements s'applique à tous les organismes, qu'ils soient publics ou privés, et ce, quelle que soit leur taille, dès qu'ils manipulent des données personnelles.
Attention : Les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d'une dérogation concernant la tenue de registres. Elles ne sont tenues d'y inscrire que les traitements suivants : Les traitements réguliers ou récurrents (par exemple : gestion de la paie, gestion des clients, prospects ou fournisseurs). Les traitements présentant un risque potentiel pour les droits et libertés des personnes (par exemple : systèmes de géolocalisation ou de vidéosurveillance). Les traitements portant sur des données sensibles (par exemple : données de santé, infractions, etc.).
Faire son registre de traitements : les étapes
Voici les principales étapes que nous vous invitons à suivre pour créer un registre de traitements ✨ :
- Désigner un pilote pour la constitution du registre
- Adopter un organigramme de l’organisation
- Définissez une procédure de constitution du registre
- Mener des entretiens avec les métiers
- Identifier les activités de traitement
- Identifiez les parties prenantes
- Identifiez les finalités de chaque traitement
- Identifiez les données traitées
- Identifiez les catégories de personnes concernées
- Identifiez les destinataires et les transferts
- Identifiez les mesures de sécurité
- Identifiez le besoin de PIA
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