Explore Group & Dastra

1. Presentación

En el marco de esta experiencia, hemos tenido el privilegio de entrevistar a la Sra. Nguyen, quien ocupa el cargo de Delegada de Protección de Datos (DPO) y Abogada en Explore Group, así como a la Srta. Peritore, en fase de aprendizaje en Explore, en el verano de 2023.

Su función consiste en gestionar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) dentro de un Grupo cuyas filiales se especializan en la recopilación y procesamiento de datos (personales y no personales) y la provisión de información calificada a clientes B2B en diversos sectores (inmobiliario, construcción, contratación pública, etc.).

Comparten sus impresiones sobre Dastra, centrándose en aspectos cruciales como la elección de la herramienta, los objetivos establecidos, los desafíos encontrados, la facilidad de uso, los beneficios observados y, por último, su opinión sobre el uso de auditorías y cookies.

2. ¿Por qué elegir el Software de RGPD Dastra?

Antes de la llegada de Bao-Mi en 2021, se utilizaba un software de RGPD diferente. Cuando Bao-Mi tomó el control de la herramienta, se dio cuenta de que era poco ergonómica y carecía de elementos, con una incapacidad para lograr un alto nivel de detalle.

Era crucial mapear los procesamientos de datos de manera tan detallada como fuera necesario, especialmente en lo que respecta a los desafíos relacionados con los subcontratistas.

Dastra se destacó como una herramienta altamente ergonómica, que ofrece un alto nivel de detalle para explorar tanto como sea necesario.

También es fácilmente utilizable por usuarios cuya profesión no está específicamente relacionada con el ámbito jurídico, como aquellos que trabajan en producción, incluyendo profesiones que no son familiares con el RGPD o la informática.

Dastra también fue reconocida en este campo, presentando características didácticas y facilidad de implementación. Naturalmente, el precio sigue siendo un factor a tener en cuenta, y la adopción de Dastra implica un costo significativo.

Sin embargo, se considera justificado, especialmente para empresas que operan en el ámbito de los datos, ya que ofrece un mayor control y gestión de la información.

3. Desafíos anteriores a Dastra

Antes de optar por la plataforma RGPD Dastra, los principales desafíos de Explore eran la ergonomía y un mejor control de los datos, especialmente en lo que respecta a la identificación y gestión de los subcontratistas.

El uso de Dastra permite centralizar todos los activos y los subcontratistas, facilitando la búsqueda de las relaciones existentes. Este enfoque resulta especialmente beneficioso, especialmente en términos de ergonomía, gestión y comprensión rápida de los flujos de datos. Desde el punto de vista de la gestión de datos, Dastra permite una visualización exhaustiva de todos los Tratamientos de Datos (TD) relacionados. En caso de una potencial violación, esta funcionalidad representa un ahorro significativo de tiempo, asegurando una pronta y efectiva capacidad de respuesta.

El papel del DPO se optimiza gracias a Dastra.

Es capaz de abordar el aspecto jurídico de manera completa y operativa. Esta solución ofrece una visión estratégica del DPO como líder de proyecto, alineada con la visión de los ejecutivos.

Dastra también permite aumentar la eficiencia operativa al facilitar tareas como la duplicación y comenzar a partir de un TD como modelo.

Desde la perspectiva de las filiales, la integración de Dastra fortalece la posición de la compañía como líder, ofreciendo una experiencia enriquecedora. Las filiales pueden aprovechar la experiencia de la compañía, lo que facilita una comprensión profunda de los procesos y ahorra tiempo. Este enfoque favorece una perspectiva positiva, tanto operativa como psicológicamente, evitando comenzar desde cero y brindando una base sólida para el desarrollo continuo.

Además, esto permite armonizar prácticas, compartir una visión del RGPD dentro del Grupo y tener una visión global de los tratamientos del Grupo.

4. ¿Cómo fue la toma de contacto con Dastra?

Se identificó que la toma de contacto con la herramienta llevó más tiempo que con otras herramientas, debido a su complejidad y precisión, especialmente para aquellos que no están acostumbrados a utilizar este tipo de herramientas. Esto se debe a la naturaleza más avanzada de la herramienta, que requiere una familiarización más profunda.

La formación inicial resultó muy efectiva, con un ritmo sólido y explicaciones claras, precisas y lógicas. La interacción con el formador fue enriquecedora, y explorar en detalle las funcionalidades de la herramienta desde el principio fue particularmente beneficioso para comprender las posibilidades que ofrece.

El periodo estival de toma de contacto comenzó con un primer día de 4 a 5 horas dedicado a la lectura y manipulación de una ficha. Sin embargo, el uso de una pantalla portátil dificultó esta tarea. Con el tiempo, se incrementó la familiaridad con la herramienta, pero se necesitó aproximadamente una semana para dominarla eficientemente.

Un error notable fue no comenzar con los repositorios e implementar las fichas directamente. Habría sido más apropiado comenzar con el mapeo y la limpieza de los repositorios para evitar retroceder en fichas antiguas. El registro fue finalizado a principios de año, con una mayor efectividad al manipular los repositorios.

El soporte técnico resultó excelente, con una alta capacidad de respuesta y respuestas pertinentes. La disponibilidad constante de asistencia fue muy apreciada, facilitando la resolución rápida de problemas.

Una vez adquirido el dominio de la herramienta, Dastra simplificó considerablemente los procesos. Algunas funcionalidades, como las acciones grupales para agregar subcontratistas en masa, fueron muy apreciadas a pesar de su accesibilidad menos instintiva, lo que sugiere una mejora en las preguntas frecuentes (FAQ) o las indicaciones de búsqueda.

La extracción del registro a veces resultó un proceso delicado, que requiere especial atención para seleccionar los elementos adecuados. Los repositorios resultaron fáciles de manejar, con una lógica basada en conjuntos de datos, lo que facilita el procesamiento de datos.

En cuanto a las violaciones, la herramienta aún no se utiliza, ya que el análisis automático de Dastra, basado en ciertos criterios específicos, puede diferir del análisis realizado por los equipos internos. Sin embargo, sigue siendo una herramienta interesante para determinar rápidamente si una violación debe ser notificada o no.

El módulo exo de DTS, aunque aún no se ha implementado debido a la falta de tiempo, fue un criterio de elección para Dastra. La automatización de la recepción de solicitudes a través de un formulario y plantillas de respuesta será un ahorro de tiempo significativo. Los requisitos previos fueron bien recibidos internamente, anticipando una herramienta de gestión de solicitudes bien percibida.

5. Beneficios de utilizar Dastra

La principal fortaleza de Dastra radica en su preciso control de los datos. Ofrece la capacidad de tener una visión global de todos los procesos, herramientas y datos. Al simplificar y facilitar la creación de una parte importante de la documentación, Dastra permite lograr mucho en poco tiempo.

La implementación de Dastra en un grupo aporta un valor agregado significativo, con una notoria eficacia. Las consecuencias directas de usar Dastra son múltiples: ahorro de tiempo, mejora de la eficiencia, visión general, armonización de referencias y prácticas.

La solución permite mantenerse informado sobre cualquier nuevo procesamiento de datos o actividad, lo cual era un desafío anteriormente. Esta centralización de la información facilita la gestión de los acuerdos de procesamiento de datos (DPA) en Dastra, contribuyendo así a una gestión contractual más eficaz.

Los recursos proporcionados por Dastra, tanto en términos de vigilancia como en modelos de documentos, son excelentes y extremadamente útiles. Estas informaciones de calidad contribuyen a ayudar en el trabajo diario del DPO.

Dastra no solo se destaca por su notable eficacia, sino también por su atractivo y agradable diseño.

Los gráficos y los tableros de control no solo son funcionales, sino también estéticamente agradables, ofreciendo una experiencia de usuario positiva en general.

6. Uso de Auditorías y Cookies

Las auditorías se utilizan para evaluar el cumplimiento de los proveedores y para realizar Análisis de Impacto en la Protección de Datos (AIPD).

La creación de cuestionarios personalizados sobre seguridad y cumplimiento del RGPD facilita su envío a los proveedores a través de un enlace incorporado en el correo electrónico.

La ventaja clave es la personalización de los cuestionarios, con la capacidad de ajustar las preguntas en función de las respuestas anteriores. Los modelos de preguntas simplifican la creación, y el módulo es completo e intuitivo.

Un proyecto en curso tiene como objetivo elaborar un cuestionario para evaluar la comprensión de los empleados sobre los desafíos del RGPD.

En cuanto a las cookies, el módulo puede parecer complejo al principio, pero se han realizado mejoras. La personalización del banner de cookies se ha mejorado para permitir una gestión más eficiente, con una práctica función de previsualización.

7. Conclusión

En general, Dastra ofrece una solución completa, de fácil visualización, con conjuntos de datos fácilmente accesibles.

La vista general del registro es particularmente apreciable. La combinación de la pedagogía y la documentación de Dastra resulta muy útil para progresar y revisar conceptos. Los videos explicativos son prácticos para adquirir rápidamente el dominio de la herramienta. La importación de tratamientos mediante un modelo es práctica, y el soporte de chat reactivo permite avanzar rápidamente.

El software, a pesar de ser completo, es pedagógico y fácil de entender gracias a las burbujas de información y a los videos. El usuario se siente rápidamente autónomo en la solución. Los beneficios que ofrece Dastra, como la facilitación del cumplimiento y el ahorro de tiempo, son notables. La creación de tratamientos, auditorías y la exportación se simplifican. Dastra se destaca por su exhaustividad y enfoque pedagógico, ofreciendo una visión general que no siempre está presente en otros software similares.