Explore Group & Dastra

1. Présentation

Dans le cadre de ce retour d'expérience, nous avons eu le privilège d'interviewer Madame Nguyen, qui occupe le poste de Déléguée à la Protection des Données (DPO) et de Juriste au sein d’Explore Group, ainsi que Mademoiselle Peritore, en phase d'apprentissage chez Explore, à l’été 2023.

Leur rôle consiste à gérer la mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein d’un Groupe dont les filiales sont spécialisées dans la collecte et le traitement de données (personnelles et non personnelles) et la mise à disposition d'informations qualifiées à destination de clients B2B dans divers secteurs (immobilier, construction, marchés publics, etc).

Elles partagent leurs impressions sur Dastra, en se concentrant sur des aspects cruciaux tels que le choix de l'outil, les objectifs visés, les problématiques rencontrées, la prise en main, les bénéfices observés, et enfin, leur retour sur l'utilisation des audits et des cookies.

2. Pourquoi avoir choisi le Logiciel RGPD Dastra ?

Avant l’arrivée de Bao-Mi en 2021, un logiciel RGPD différent était utilisé. Lorsque Bao-Mi a pris en main l’outil, elle a constaté qu'il était peu ergonomique et manquait d'éléments, avec une impossibilité d'atteindre une granularité importante.

Il était crucial de cartographier les traitements de données de manière aussi détaillée que nécessaire, notamment en ce qui concerne les enjeux liés aux sous-traitants.

Dastra s'est démarqué en tant qu'outil hautement ergonomique, offrant une granularité permettant d'explorer aussi en profondeur que nécessaire.

Il est également facilement utilisable pour des utilisateurs dont la profession n'est pas spécifiquement liée au domaine juridique, comme ceux travaillant dans la production, y compris des professions qui ne sont pas familières avec le RGPD ou l'informatique.

Dastra a également été reconnu dans ce domaine, présentant des caractéristiques didactiques et une facilité de déploiement. Naturellement, le prix demeure un paramètre à prendre en considération, et l'adoption de Dastra implique un coût significatif.

Toutefois, il est considéré comme justifié, surtout pour les entreprises opérant dans le domaine des données, car il offre une maîtrise et une gestion plus approfondies des informations.

3. Problématiques antérieures à Dastra

Avant d’opter pour la plateforme RGPD Dastra, les principales problématiques d’Explore étaient l'ergonomie et une meilleure maîtrise des données, en particulier en ce qui concerne l’identification et la gestion des sous-traitants.

L'utilisation de Dastra offre la possibilité de centraliser l'ensemble des actifs et des sous-traitants, tout en facilitant la recherche des liens existants. Cette approche se révèle particulièrement avantageuse, notamment en termes d'ergonomie et de gestion et de compréhension rapide des flux de données. Du point de vue de la gestion des données, Dastra permet une visualisation exhaustive de tous les Traitements de Données (TD) liés. En cas de violation potentielle, cette fonctionnalité représente un gain de temps significatif, assurant une réactivité rapide et efficace.

Le rôle du DPO est optimisé grâce à Dastra.

Il est en mesure de traiter l'aspect juridique de manière complète et opérationnelle. Cette solution offre une vision stratégique du DPO en tant que chef de projet, alignée sur la vision des dirigeants.

Dastra permet également d'accroître l'efficacité opérationnelle en facilitant des tâches telles que la duplication et le démarrage à partir d'un TD en tant que modèle.

Du point de vue des filiales, l'intégration de Dastra renforce la position de la société en tant que pilote, offrant une expérience enrichissante. Les filiales peuvent s'inspirer de l'expérience de la société, facilitant ainsi une compréhension approfondie des processus et permettant d'économiser du temps. Cette approche favorise une perspective positive, tant sur le plan opérationnel que psychologique, en évitant de recommencer à zéro et en offrant une base solide pour le développement continu.

Cela permet en outre d’harmoniser les pratiques, de partager une même vision du RGPD au sein du Groupe et d’avoir une vue globale sur les traitements du Groupe.

4. Comment s'est passée la prise en main de Dastra ?

La prise en main de l'outil a été identifiée comme étant plus longue que celle d'autres outils, en raison de sa complexité et de sa précision accrue, surtout pour ceux qui ne sont pas habitués à utiliser de tels outils. Cela est dû à la nature plus avancée de l'outil, ce qui nécessite une familiarisation plus approfondie.

La formation initiale s'est révélée très efficace, avec un rythme bien soutenu et des explications claires, précises et logiques. L'interaction avec le formateur a été enrichissante, et explorer en détail les fonctionnalités de l'outil dès le départ a été particulièrement bénéfique pour comprendre les possibilités offertes

La période estivale de prise en main a débuté avec une première journée de 4 à 5 heures consacrée à la lecture et à la manipulation d'une fiche. Cependant, l'utilisation d'un écran portable a rendu cette tâche plus difficile. Avec le temps, la familiarité avec l'outil a augmenté, mais il a fallu environ une semaine pour maîtriser efficacement l'outil.

Une erreur notable a été de ne pas commencer par les référentiels et d'implémenter les fiches directement. Il aurait été plus judicieux de commencer par la cartographie et le nettoyage des référentiels pour éviter de revenir sur d'anciennes fiches. Le registre a été finalisé en début d'année, avec une efficacité accrue lors de la manipulation des référentiels.

Le support technique s'est avéré excellent, avec une réactivité élevée et des réponses pertinentes. La disponibilité constante d'une assistance a été très appréciée, facilitant la résolution rapide des problèmes.

Dastra a considérablement simplifié les processus une fois que la maîtrise de l'outil a été acquise. Certaines fonctionnalités, telles que les actions groupées pour l'ajout en masse de ST, ont été très appréciées malgré leur accessibilité moins instinctive, suggérant une amélioration de la FAQ ou des indications de recherche.

L'extraction du registre a été un processus parfois délicat, nécessitant une attention particulière pour sélectionner les éléments appropriés. Les référentiels ont été faciles à prendre en main, avec une logique basée sur des jeux de données, simplifiant le traitement des données.

En ce qui concerne les violations, l'outil n'est pas utilisé à date, l’analyse automatique de Dastra, basée sur certains critères spécifiques, pouvant diverger de l’analyse faite par les équipes internes. Toutefois, cela reste un outil intéressant permettant de déterminer rapidement si une violation doit être notifiée ou non.

Le module exo de DTS, bien que non encore implémenté par manque de temps, était un critère de choix pour Dastra. L’automatisation de la réception des demandes via un formulaire et des modèles de réponse sera un gain de temps certain. Les prérequis ont été bien accueillis en interne, anticipant un outil de gestion des demandes bien perçu.

5. Bénéfices de l'utilisation de Dastra

La principale force de Dastra réside dans sa maîtrise extrêmement précise des données. Il offre la possibilité d'avoir une vue globale sur l'ensemble des processus, des outils et des données. En simplifiant et facilitant la création d'une partie importante de la documentation, Dastra permet d'accomplir beaucoup en peu de temps.

Le déploiement de Dastra au sein d'un groupe apporte une valeur ajoutée significative, avec une efficacité remarquable. Les conséquences directes de l'utilisation de Dastra sont multiples : gain de temps, amélioration de l'efficacité, vision d'ensemble, harmonisation des référentiels et des pratiques.

La solution permet de rester informé sur tout nouveau traitement de données ou activité, ce qui était auparavant un défi. Cette centralisation des informations facilite la gestion des accords de traitement de données (DPA) dans Dastra, contribuant ainsi à une gestion contractuelle plus efficace.

Les ressources fournies par Dastra, tant du point de vue de la veille que des modèles de documents, se révèlent excellentes et extrêmement utiles. Ces informations de qualité contribuent à aider le travail quotidien du DPO.

Dastra ne se distingue pas seulement par son efficacité remarquable, mais également par son design attractif et agréable.

Les graphismes et les tableaux de bord sont non seulement performants, mais aussi esthétiquement plaisants, offrant une expérience utilisateur globalement positive.

6. Utilisation des Audits et Cookies

Les audits sont utilisés pour évaluer la conformité des fournisseurs et pour les Analyses d'Impact relatives à la Protection des Données (AIPD).

La création de questionnaires personnalisés sur la sécurité et la conformité RGPD facilite leur envoi aux fournisseurs via un lien intégré dans le courriel.

L'avantage clé est la personnalisation des questionnaires, avec la capacité d'ajuster les questions en fonction des réponses antérieures. Les modèles de questions simplifient la création, et le module est complet et intuitif.

Un projet en cours vise à élaborer un questionnaire pour évaluer la compréhension des salariés des enjeux RGPD.

En ce qui concerne les cookies, le module peut sembler complexe au début, mais des améliorations ont été apportées. La personnalisation du bandeau cookies a été améliorée pour permettre une gestion plus efficace, offrant une prévisualisation pratique.

7. Conclusion

Dans l'ensemble, Dastra offre une solution complète, facile à visualiser, avec des jeux de données aisément accessibles.

L'aperçu global du registre est particulièrement appréciable. La combinaison de la pédagogie et de la documentation de Dastra s'avère très utile pour progresser et revisiter des notions. Les vidéos explicatives sont pratiques pour une prise en main efficace de l'outil. L'importation des traitements via un modèle est pratique, et le support chat réactif permet une avancée rapide.

Le logiciel, bien que complet, demeure pédagogique et facile à comprendre grâce aux bulles d'information et aux vidéos. L'utilisateur se sent rapidement autonome sur la solution. Les avantages offerts par Dastra, tels que la facilitation de la mise en conformité et le gain de temps, sont notables. La création de traitements, d'audits et l'exportation sont simplifiés. Dastra se distingue par sa complétude et son approche pédagogique, offrant une vue d'ensemble qui n'est pas toujours présente dans d'autres logiciels similaires.