Pourquoi former vos collaborateurs ?
Former vos collaborateurs est une obligation légale imposée par le RGPD, comme stipulé à l’article 39, qui détaille les missions du DPO. Parmi celles-ci figure notamment la « sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement ».
Dans votre organisation, de nombreux collaborateurs participent aux opérations de traitement, par exemple :
- L’équipe des ressources humaines, qui gère les données des candidats et des employés ;
- L’équipe marketing, qui exploite les données des utilisateurs de votre site web via les cookies ;
- L’équipe commerciale, qui traite les données de vos clients et prospects ;
- L’équipe IT, qui manipule également les données des collaborateurs.
Pourquoi est-ce important ?
Tous les collaborateurs doivent, au minimum, être sensibilisés aux enjeux du RGPD. Cependant, il est fortement recommandé de former en priorité les équipes les plus concernées : ressources humaines, marketing, commercial, IT, etc. Ces formations doivent couvrir les principes fondamentaux, les bénéfices et les enjeux du RGPD.
Une preuve de votre engagement et une exigence réglementaire
En tant que responsable de traitement/DPO, former vos collaborateurs s’inscrit dans une démarche d’accountability. En cas de contrôle de la CNIL, vous devez être en mesure de démontrer que des sessions de sensibilisation ou de formation ont été organisées. Tracer ces initiatives est donc essentiel pour attester de votre conformité.
Former ses équipes, un enjeu clé pour la sécurité des données
Former vos équipes contribue également à renforcer la sécurité des données. La sensibilisation aux bonnes pratiques de sécurité informatique constitue une première étape cruciale pour prévenir les violations de données, conformément à l’article 32 du RGPD.
Le facteur humain joue un rôle déterminant : de nombreuses violations de données sont causées par des erreurs humaines (ex. ouverture d’e-mails malveillants, envoi d’informations à un mauvais destinataire, faiblesse des mots de passe, etc.). En inculquant des réflexes simples mais essentiels à vos collaborateurs, vous protégez votre organisation contre ces risques.
En résumé, la formation des collaborateurs n’est pas seulement une obligation réglementaire, c’est également une démarche proactive pour garantir la sécurité et la conformité de votre organisation.
Formez et sensibilisez vos collaborateurs à la protection des données !
La protection des données personnelles, qu’il s’agisse de celles de vos employés ou de vos clients, ne relève pas uniquement des juristes ou des informaticiens.
Chaque collaborateur est concerné. En tant que professionnels en interaction avec vos clients, fournisseurs, et prestataires, mais aussi en tant que citoyens, ils doivent être impliqués.
Voici quelques mesures simples à mettre en œuvre :
Informer sur les droits des personnes concernées :
Assurez-vous que vos équipes savent identifier et transmettre correctement les demandes reçues (par exemple, si le service client reçoit une opposition à recevoir des publicités, cette demande doit être transférée au service marketing compétent).Communiquer sur les règles internes de gestion des données personnelles :
Rappelez les bonnes pratiques, comme n’accéder qu’aux données strictement nécessaires, ne pas divulguer d’informations à des tiers non autorisés, limiter l’accès aux archives, et effectuer des sauvegardes régulières.Renforcer les mesures de sécurité de base :
Sensibilisez aux comportements sécurisés, tels que l’utilisation de mots de passe complexes et personnels, le verrouillage des postes en cas d’absence, et l’interdiction de stocker des données professionnelles sur des appareils personnels.
La mise en place du RGPD est une excellente occasion pour diffuser largement ces bonnes pratiques et partager votre charte informatique avec l’ensemble de vos collaborateurs.
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