Devenir délégué à la protection des données

Qu'est-ce qu'un DPO ?

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) joue un rôle central dans l’accompagnement des entreprises pour garantir leur conformité à la réglementation sur la protection des données personnelles, notamment le RGPD.

Son rôle principal est de veiller au respect des règles encadrant le traitement des données personnelles. Il agit également comme interlocuteur privilégié entre l’entreprise, les autorités de contrôle et les individus concernés par ces traitements (appelés les "personnes concernées").

Le DPO conseille l’entreprise ou l’organisme sur la gestion des données personnelles en conformité avec les lois et dans une démarche éthique, tout en s’assurant que les droits des personnes concernées soient protégés.

Les différents types de DPO

On distingue 3 catégories de Délégué à la protection des données (DPO) :

• Le DPO interne : salarié d’une seule entreprise.
• Le DPO interne mutualisé : il intervient auprès de plusieurs responsables de traitement dans différentes structures.
• Le DPO externe : un professionnel indépendant ou employé par une société spécialisée (par exemple, un cabinet de conseil, un cabinet d’avocats ou un prestataire numérique).

Quelles sont les missions du délégué à la protection des données (DPO) ?

Véritable « chef d’orchestre » de la conformité en matière de protection des données, le DPO joue un rôle clé au sein de l’organisme qui l’a désigné. Ses principales missions sont les suivantes :

• Informer et conseiller : Il accompagne le responsable de traitement, le sous-traitant et leurs employés sur leurs obligations en matière de protection des données.
• Vérifier la conformité : Il s’assure que les règles du RGPD et des lois nationales sont respectées.
• Conseiller sur les analyses d’impact : Il guide l’organisme dans la réalisation des analyses d’impact relatives à la protection des données (PIA) et veille à leur bonne exécution.
• Coopérer avec les autorités de contrôle : Il est l’interlocuteur privilégié de ces autorités et facilite leur collaboration avec l’organisme.
• Être un point de contact pour les personnes concernées : Il répond aux questions ou préoccupations des individus dont les données sont traitées.

Les responsabilités du DPO couvrent tous les traitements de données réalisés par l’organisme. Il intervient également dans le contrôle, l’analyse d’impact et la gestion du registre des activités de traitement.

Enfin, il est important de noter que le DPO n’est pas personnellement responsable en cas de non-conformité de l’organisme avec la réglementation.

Qui peut être désigné comme délégué à la protection des données ?

Compétences et connaissances requises

Le délégué à la protection des données (DPO) doit être choisi sur la base de ses qualités professionnelles, notamment :

• Ses connaissances spécialisées en matière de droit et de pratiques liées à la protection des données ;
• Sa capacité à accomplir ses missions, conformément à l’article 37.5 du RGPD.

Qualités et compétences essentielles

La personne désignée comme DPO doit posséder les aptitudes et compétences suivantes :

1. Capacité à communiquer efficacement et à exercer ses fonctions avec indépendance ;
2. Absence de conflit d’intérêts : elle ne doit pas occuper de fonctions qui l'amènent à déterminer les finalités et les moyens des traitements de données, afin d'éviter toute situation de « juge et partie » ;
3. Expertise en législations et pratiques relatives à la protection des données, acquise notamment grâce à une formation continue. Ce niveau d'expertise doit être proportionné aux activités de l’organisme et à la sensibilité des traitements réalisés ;
4. Bonne connaissance du secteur d’activité et de l’organisation de l’organisme, incluant les systèmes d’information, les opérations de traitement et les besoins spécifiques en matière de protection et de sécurité des données ;
5. Positionnement stratégique dans l’organisme : le DPO doit avoir les moyens de faire directement rapport à la direction, d’animer un réseau de relais internes (par exemple, dans les filiales d’un groupe) et/ou de coordonner une équipe d’experts pluridisciplinaires (juristes, informaticiens, experts en communication, traducteurs, etc.).

Pas de profil unique

Il n’existe pas de profil type pour un DPO. Une étude menée en 2020 révèle que :

• Environ 28 % des DPO ont un profil informatique ;
• 28 % disposent d’un profil juridique ;
• Les 43 % restants proviennent d’autres domaines tels que l’administration, la finance, la conformité ou l’audit.

Le choix du DPO dépend donc des besoins spécifiques de l’organisme et de la nature des traitements effectués.

Quels sont les moyens d’action du DPO ?

Pour accomplir efficacement ses missions, le DPO doit bénéficier du soutien actif de l’organisme qui l’a désigné. Cela implique plusieurs engagements :

• Implication dans les questions de protection des données : L’organisme doit intégrer le DPO dans toutes les décisions liées à la protection des données, notamment en communiquant clairement en interne et en externe sur sa désignation.
• Mise à disposition des ressources nécessaires : Le DPO doit disposer des moyens adéquats pour mener à bien ses tâches, comme des formations, du temps, un budget adapté et, si besoin, une équipe dédiée.
• Indépendance dans l’exercice de ses fonctions : Il doit pouvoir agir sans interférence, avec un positionnement hiérarchique approprié et sans risquer de sanctions pour les décisions ou recommandations prises dans le cadre de ses missions.
• Accès aux données et aux opérations de traitement : Le DPO doit avoir un accès facilité aux services et aux informations nécessaires à la compréhension et au contrôle des traitements.
• Absence de conflit d’intérêts : L’organisme doit veiller à ce que les missions ou fonctions du DPO ne créent pas de conflits d’intérêts.

Ces moyens d’action doivent être adaptés à la taille, à la structure et à l’activité de l’organisme, comme précisé dans les lignes directrices, qui offrent des exemples concrets pour leur mise en œuvre.

Quel est le statut et la responsabilité du DPO ?

Le délégué à la protection des données (DPO) dispose d’un statut qui garantit son indépendance et son impartialité, mais sa responsabilité en matière de conformité est limitée.

Responsabilité du DPO

Selon les lignes directrices du CEPD, le DPO n’est pas personnellement responsable en cas de non-respect des dispositions du RGPD. La responsabilité incombe au responsable de traitement (RT) ou au sous-traitant (ST), qui doivent démontrer que leurs traitements respectent la réglementation (article 24.1 du RGPD).

• Le DPO ne peut pas se voir transférer cette responsabilité, car cela impliquerait un pouvoir décisionnel sur la finalité et les moyens du traitement, créant ainsi un conflit d’intérêts.

Protection du DPO

Le DPO bénéficie de garanties spécifiques pour exercer ses fonctions en toute indépendance :

• Il ne peut être sanctionné, pénalisé ou relevé de ses fonctions pour l’exercice de son rôle, même en cas de désaccord avec le responsable de traitement (par exemple, lorsqu’il recommande une analyse d’impact).
• Les sanctions indirectes (comme le blocage d’une promotion ou des menaces visant à entraver sa carrière) sont également interdites.
• Toutefois, le DPO n’est pas un salarié protégé au sens du Code du travail français. Il peut donc être licencié ou sanctionné pour des motifs sans lien avec ses fonctions (ex. faute grave, harcèlement).

Localisation du DPO

Pour garantir son accessibilité, il est recommandé que le DPO soit basé dans un État membre de l’Union européenne. Cependant, si l’organisme n’a pas d’établissement dans l’UE, le DPO peut exercer ses fonctions depuis un pays tiers, si cela améliore son efficacité.

Coopération avec l’autorité de contrôle

Le DPO agit comme point de contact pour l’autorité de protection des données. Ses missions incluent :

• Faciliter l’accès de l’autorité aux documents et informations nécessaires (ex. gestion d’une plainte, audit ou contrôle).
• Répondre à ses demandes et, si besoin, solliciter son conseil.

L’obligation de confidentialité du DPO ne doit pas l’empêcher de coopérer pleinement avec l’autorité.

En résumé, le DPO occupe une fonction stratégique, alliant indépendance et devoir de conseil, tout en bénéficiant d’une protection spécifique pour garantir l’intégrité de ses missions.

Comment organiser la prise de fonction du délégué à la protection des données ?

Pour garantir une prise de fonction efficace du DPO, plusieurs étapes et mesures sont recommandées :

1. Assurer une formation adaptée

Il est essentiel que le DPO dispose des compétences exigées par l’article 37.4 du RGPD. Cela inclut une formation sur la protection des données personnelles et sur les obligations réglementaires.

2. Se familiariser avec la réglementation

Le DPO doit s’approprier les obligations imposées par le RGPD et s’appuyer sur les lignes directrices du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD), qui couvrent des sujets tels que :

• La portabilité des données,
• Le rôle de l’autorité chef de file,
• Les analyses d’impact, entre autres.

3. Missions à confier au DPO

Le DPO doit être chargé de :

• Réaliser un inventaire des traitements de données : identifier les traitements mis en œuvre dans l’organisme.
• Évaluer les pratiques et établir des procédures : mettre en place des audits, intégrer la protection des données dès la conception (privacy by design), gérer les violations de données, et traiter les réclamations ou plaintes.
• Identifier les risques : analyser les risques associés aux opérations de traitement.
• Élaborer une politique de protection des données personnelles : formaliser une stratégie pour assurer la conformité.
• Sensibiliser les parties prenantes : informer et former les opérationnels et la direction sur leurs nouvelles obligations.

En suivant ces étapes, l’organisme peut assurer une transition fluide et un exercice efficace des fonctions du DPO, tout en renforçant sa conformité avec le RGPD.