Adopté en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) constitue un cadre juridique clé pour garantir la sécurité des données personnelles en Europe. Cependant, de nombreuses organisations continuent de rencontrer des difficultés dans sa mise en œuvre, malgré une sensibilisation croissante.
Voici les 8 erreurs les plus fréquentes identifiées par nos experts en conformité au RGPD, à éviter absolument pour assurer la protection des données et prévenir des sanctions sévères.
1. Omettre de désigner un DPO
Certaines organisations, comme les organismes publics ou les entreprises manipulant des données sensibles ou en grande quantité, sont légalement tenues de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO). Ne pas le faire compromet non seulement leur conformité, mais réduit aussi leur capacité à suivre efficacement les exigences réglementaires.
2. Négliger une documentation rigoureuse
Un dossier complet et à jour est indispensable pour démontrer la conformité au RGPD, notamment un registre des activités de traitement, des politiques de confidentialité et des preuves de consentement. L’absence de ces éléments complique les audits et aggrave les risques de sanctions en cas d’incident.
3. Traiter des données sans base légale appropriée
Le RGPD stipule six bases légales pour le traitement des données, telles que le consentement, l’exécution d’un contrat ou une obligation légale. Utiliser une base inadaptée ou omettre de la définir expose l’entreprise à des sanctions et rend les traitements de données invalides.
4. Manquer de transparence envers les utilisateurs
Les entreprises doivent clairement informer les individus sur la collecte, l’utilisation et la protection de leurs données personnelles. Cela inclut des mentions d’information lisibles et le respect des droits des personnes (accès, rectification, suppression, portabilité). Une communication floue peut nuire à la confiance et entraîner des infractions.
5. Collecter des données excessives
Le RGPD exige de limiter la collecte de données à ce qui est strictement nécessaire pour une finalité définie. Un excès de collecte expose à des sanctions et augmente les risques en cas de violation.
6. Négliger la sécurité des données
La protection des données est un pilier du RGPD. Des mesures techniques et organisationnelles adaptées doivent être mises en place pour prévenir les pertes, destructions, altérations ou accès non autorisés. Une faille de sécurité peut engendrer des conséquences graves, tant financières que réputationnelles.
7. Ne pas former suffisamment les employés
Les collaborateurs sont des acteurs essentiels de la conformité. Une formation régulière sur le RGPD, les politiques internes et les bonnes pratiques est primordiale. Sans cela, des erreurs humaines risquent d’exposer l’organisation à des violations.
8. Retarder ou ignorer les demandes des individus
Le RGPD donne aux personnes des droits, comme l’accès, la rectification ou l’effacement de leurs données. Les entreprises doivent répondre à ces requêtes dans un délai d’un mois, sauf exceptions. Un manquement à ces obligations peut entraîner des plaintes et des sanctions.